Pos Indonesia "Go Paperless"

Kini produktivitas adalah hal yang sangat dituntut oleh banyak perusahaan kepada semua SDM, terutama berkait pengelolaan informasi bervolume besar. Inilah yang menjadi pokok bahasan dalam Workshop e-Office Pos Indonesia Go Paperless belum lama ini.

PT Pos Indonesia (Persero) sebagai operator perposan terbesar di Indonesia memiliki jumlah personil yang sangat banyak, namun dalam operasionalisasi masih sangat mengandalkan proses yang bersifat manual seperti informasi atay dokument dalam bentuk cetak. Kondisi ini memunculkan damapak yang merugikan seperti proses kerja yang cenderung lambat dan pemeliharan dokumen yang sulit.Mengatasi kondisi ini Pos Indonesia menggandeng PT Telekomunikasi Indonesia untuk menerapkan E-Office.

Kini produktivitas adalah hal yang sangat dituntut oleh banyak perusahaan kepada semua SDM, terutama berkait pengelolaan informasi bervolume besar. Inilah yang menjadi pokok bahasan dalam Workshop e-Office Pos Indonesia Go Paperless belum lama ini.

PT Pos Indonesi menghadapi sejumlah realita kerja yang harus diatasi: proses kerja yang tidak efisien di lingkungan manajerial yang terlihat dari besarnya waktu yang diperlukan untuk berkolaborasi antarpersonil dalam mengelola informasi, dokumen dan koordinasi.

Fakta kerja di lingkungan Pos Indonesia:
1. Operator terbesar
2.Jumlah personil sangat besar
3.Mengandalkan informasi atau dokumen dalam bentuk cetak
4.Distribusi informasi melalui banyak meja.
5.Proses kerja relatif lambat
6.Biaya cenderung meningkat
7.Kontrol proses sulit dilakukan
8.Pemeliharaan dokumen danlaporan relatif sulit dilakukan.

Sementara itu volume bisnis Pos Indonesia makin berkembang dan memerlukan sistem otomasi perkantoran (Office Automation) yang harus dijadikan suatu landasan strategis untuk meningkatkan produktivitas organisasi dan memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat.



I Ketut Mardjana menyatakan:"Jika Office Automation ini dipergunakan secara luas di perusahaan, akan mempercepat alur pekerjaan yang berdampak akan meningkatnya kinerja perusahaan,seperti halnya yang telah diterapkan di beberapa instansi yaitu Mabes AD, Mabes Polri selain PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk, ujarnya pada 18 Januari 2010 lalu saat memberikan sambutan workshop yang diselenggarakan di Ruang Mas Soeharto, Gedung Wahana Bakti Pos lt.8.


Penerapan Office Automation akan mempercepat alur pekerjaan yang akan berdampak pada peningkatan kinerja. Tim IT PT Telekomunikasi Indonesia yang juga menjadi pembicara menyatakan: implementasi sistem e-Office bukan tanpa kendala sebab memerlukan harmonisasi yang tepat. Workshop dilanjutkan dengan pelatihan E-Office yang akan diikuti oleh jajaran Manajerial ke atas terlebih dahulu, Top Down.


(Sumber ;Surabayawebs | Foto Ilustrasi :www.owtsar.co.id)